Manual de Usuario

Empleados

ID: empleados

¿Dónde está en el sistema?: Menú principal → RRHH → Empleados ¿Quién lo usa?: Recursos Humanos, encargados y administradores.

🎯 ¿Para qué sirve esto? Acá está la lista de todas las personas que trabajan en tu comercio. Podés dar de alta a un empleado nuevo, ver su ficha, corregir sus datos y darlo de baja cuando se va.

🔑 Antes de empezar

  • Tiene que estar activo el módulo de Fichaje o el de RRHH. Si no ves RRHH en el menú, pedíselo a soporte.
  • Para ver Empleados necesitás el permiso Recursos Humanos. Mirá Permisos por Rol.
  • Los datos de sueldo y liquidación (CUIL, CBU, convenio y otros) los ve solo quien tiene ese permiso.
  • Antes de cargar empleados, conviene crear los Departamentos y los Turnos y Horarios. Así los podés elegir en el formulario.

📋 Paso 1: Mirá la lista de empleados

Al entrar a Empleados ves el título y, debajo, cuántos empleados hay. Por ejemplo: 12 activos · 2 inactivos.

Arriba a la derecha está el botón verde Nuevo Empleado.

Debajo tenés dos pestañas:

  • Activos: las personas que hoy trabajan con vos. Es la que se abre primero.
  • Historial (Bajas): las personas dadas de baja. A cada pestaña le sigue un número con la cantidad.

Buscar a alguien

Tocá la barra Filtros para abrirla. Se abre sola si ya buscaste algo.

  • Nombre: escribí una parte del nombre. Por ejemplo: Juan.
  • Apellido: escribí una parte del apellido. Por ejemplo: Pérez.
  • DNI: escribí el número completo, sin puntos. Por ejemplo: 30123456.
  • Departamento: elegí uno de la lista. Con -- Todos -- no se filtra por departamento.

Tocá el botón azul Buscar. Para volver a ver todos, tocá Limpiar filtros. Ese botón aparece solo cuando hay un filtro puesto.

Qué muestra cada columna

  • Foto: la foto de la persona. Si no tiene, ves un dibujito gris.
  • Nombre: apellido y nombre. Abajo, el número de legajo si lo cargaste.
  • DNI.
  • Departamento.
  • Turno: los turnos que tiene asignados.
  • Contacto: teléfono y e-mail.
  • Estado: una etiqueta verde si está activo y una roja si está dado de baja.

Tocá el título Nombre, DNI, Departamento o Contacto para ordenar la lista. La lista sale ordenada por nombre.

Si no hay resultados, la pantalla dice No se encontraron empleados. En la pestaña de bajas dice No hay empleados dados de baja.

Los botones de cada renglón

A la derecha de cada empleado hay estos botones:

  • El ojo, Ver: abre la ficha del empleado (Paso 4).
  • La llave amarilla, Reiniciar Password: solo aparece si el empleado tiene un usuario del sistema. Le manda una contraseña nueva por e-mail. El sistema te pregunta antes. Necesitás el permiso de cambiar contraseñas.
  • El lápiz azul, Editar: abre el formulario para corregir datos (Paso 5).
  • El tacho rojo, Eliminar: saca al empleado de la lista (Paso 7).

➕ Paso 2: Tocá "Nuevo Empleado"

  1. Arriba a la derecha, tocá el botón verde Nuevo Empleado.
  2. Se abre la pantalla Nuevo Empleado, con varios cuadros para completar.

📝 Paso 3: Completá el formulario

Solo son obligatorios el Nombre y el Apellido. El resto lo podés completar después.

Cuadro Foto

  • Sacar Foto: el botón verde saca la foto con la cámara de tu equipo. El navegador te pide permiso la primera vez.
  • O subir archivo: elegí una foto que ya tengas guardada.

La foto sirve para reconocer a la persona en la pantalla de Empleados Trabajando.

Cuadro Datos Personales

  • Nombre y Apellido: obligatorios. Por ejemplo: Juan y Pérez.
  • DNI: solo números, sin puntos. Por ejemplo: 30123456. El sistema no deja cargar dos empleados con el mismo DNI.
  • Departamento: elegí uno de la lista. Por ejemplo: Cocina.
  • E-Mail y Teléfono: para contactarlo.

Cuadro Jornada y Turnos

  • Horas Semanales: cuántas horas trabaja por semana. Por ejemplo: 40. El Reporte Mensual lo usa para calcular las horas esperadas.
  • Valor hora (estimación de costo): el precio de la hora de trabajo. Solo lo ves si tenés el permiso de Recursos Humanos. Sirve para estimar el costo del personal. No reemplaza la liquidación oficial.
  • Turnos Asignados: tildá los turnos que hace. Se usan para saber si llegó tarde.

Cuadro Usuario del Sistema

  • Elegí un usuario si la persona también entra al sistema o usa la app de fichaje. Con -- Sin usuario asignado -- no se vincula ninguno.
  • Un mismo usuario no puede estar en dos empleados.
  • Solo quien tiene el permiso de Recursos Humanos puede elegir el usuario. Para el resto, el casillero está bloqueado.
  • Para crear usuarios, mirá Usuarios del Sistema.

Cuadro Observaciones

  • Escribí lo que quieras anotar sobre el empleado. Es texto libre.

Cuadro Datos para RRHH y Liquidación

Lo ves solo con el permiso de Recursos Humanos.

  • CUIL, Legajo y CBU.
  • Fecha de Ingreso: el día que empezó a trabajar.
  • Situación: dejá Activo (sin especificar) para un empleado que trabaja. Otras opciones lo dan de baja (Paso 6).
  • Convenio, Obra Social y Adicional: elegí uno de cada lista, si corresponde.

💡 Consejo útil: si el comercio tiene un lector de DNI conectado, al pasar el documento se completan solos el nombre, el apellido y el DNI.

💾 Paso 4: Registrá al empleado

Al final de la pantalla hay tres botones:

  • Cancelar, a la izquierda: vuelve a la lista sin guardar.
  • Registrar, verde, a la derecha: guarda el empleado.
  • Registrar y Fichar, rojo, a la derecha: guarda al empleado y abre la pantalla para marcar su ingreso ahora mismo.

Si falta el nombre o el apellido, o el DNI ya existe, el sistema muestra un mensaje rojo y no guarda. Corregí el dato y probá de nuevo.

Cuando se guarda, ves un mensaje verde. Después, entrá a Empleados para verlo en la lista.

👤 Paso 5: Abrí la ficha de un empleado

  1. En la lista, tocá el ojo Ver del empleado.
  2. Arriba ves su foto, su nombre y etiquetas con su estado, su legajo y su departamento. A la derecha está el botón verde Editar.
  3. Si está dado de baja, aparece un aviso rojo que dice Empleado dado de baja.

Más abajo la ficha tiene estos cuadros:

  • Datos Personales: DNI, CUIL, e-mail, teléfono, domicilio, fecha de nacimiento y observación.
  • Datos Laborales: legajo, CBU, convenio, obra social, fecha de ingreso y jornada semanal. También cuándo se dio de alta en el sistema y cuándo se modificó por última vez.
  • Turnos Asignados: cada turno con su horario, la tolerancia en minutos y los días de la semana.
  • Resumen de Horas Trabajadas por Mes: las horas de los últimos 12 meses.
  • Registros de Fichadas (Ingresos y Egresos): cada fichada de la persona, la más nueva primero.

La tabla de fichadas

  • Fecha, Ingreso (fichada) y Egreso (fichada): el día y la hora de cada marca. Con una foto de cuando fichó, si hay.
  • Created del Registro: la hora en que el sistema recibió la marca. Si es muy distinta de la hora de la fichada, alguien la corrigió.
  • Hs. Trabajadas: el tiempo entre el ingreso y el egreso.
  • Turno: el turno que se le asignó a esa fichada.
  • Puntualidad: En hora o TARDE con los minutos que pasó de la tolerancia del turno.
  • Hs. Extras: lo trabajado de más respecto del turno.
  • Acciones: los botones para corregir, que se explican en Registro Diario de Fichaje.

Quien tiene el permiso de liquidar sueldos ve además la etiqueta EDITADO en las marcas corregidas a mano. También ve un botón rojo con la cantidad de marcas editadas y el enlace Ver auditoría completa.

✏️ Paso 6: Corregí datos o dá de baja a un empleado

  1. En la lista, tocá el lápiz Editar. También podés tocar Editar dentro de la ficha.
  2. Se abre Editar Empleado, con los mismos cuadros que el alta.
  3. Arriba hay un cuadro nuevo, Estado Laboral:
    • Situación: elegí cómo está hoy el empleado. Activo (sin especificar) lo deja trabajando. Cualquier otra opción de baja lo pasa a la pestaña Historial (Bajas).
    • Fecha de Ingreso.
  4. En el cuadro Foto podés cambiar la foto. Si el empleado ya tenía una, ves la foto y el casillero Cambiar foto.
  5. Tocá Guardar Cambios, abajo a la derecha. Volvés a la lista.

Las situaciones que cuentan como activas son Activo, Reserva de puesto, Licencia sin goce y Trabajador de temporada. Las demás cuentan como baja.

Para reincorporar a alguien de baja, entrá a Historial (Bajas), tocá Editar y cambiá la Situación a Activo (sin especificar). El aviso rojo Este empleado está dado de baja te lo recuerda.

💡 Consejo útil: para que alguien deje de trabajar con vos, usá la baja. No lo elimines. Así conservás sus fichadas y su historial.

🗑️ Paso 7: Eliminá un empleado

⚠️ Atención: el empleado desaparece de las listas y del Reporte Mensual. Usalo solo para un alta cargada por error. Si alguien dejó de trabajar, dalo de baja como en el Paso 6.

  1. En la lista, tocá el tacho rojo Eliminar del empleado.
  2. El sistema pregunta ¿Eliminar a Juan Pérez?.
  3. Confirmá para eliminarlo. Si no querés, cancelá.

⚠️ Resolución de Inconvenientes

Problema Causa más frecuente Solución recomendada
El DNI ya existe en la base de datos Ya hay un empleado con ese DNI. Puede estar de baja. Buscalo por DNI. Miralo también en Historial (Bajas). Si está de baja, reincorporalo en lugar de crear uno nuevo.
No puedo ingresar el mismo usuario para dos empleados Ese usuario ya está vinculado a otro empleado. Elegí otro usuario, o dejá -- Sin usuario asignado --.
No veo el menú RRHH El módulo no está activo o tu rol no tiene el permiso. Pedile a un administrador que revise Permisos por Rol.
No veo los cuadros de CUIL, CBU y Situación Esos datos son solo para quien tiene el permiso de Recursos Humanos. Pedí el permiso a un administrador.
El casillero Usuario del Sistema está bloqueado Tu rol no tiene el permiso de Recursos Humanos. Pedile a un administrador que lo vincule.
Falta un empleado en la lista Está dado de baja, o hay un filtro puesto. Tocá Limpiar filtros y mirá la pestaña Historial (Bajas).
No aparece la llave Reiniciar Password El empleado no tiene un usuario vinculado. Editá al empleado y elegí su usuario en Usuario del Sistema.
El empleado no aparece en Empleados Trabajando Todavía no marcó el ingreso. Marcá su ingreso desde esa pantalla o desde la app de fichaje.